Отдел кадров любой организации за весь период своей работы накапливает огромное количество документов. Периодически от них нужно избавляться. Существует особый порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения, поскольку хоть эти бумаги никем не востребованы, но все же это важная документация, пусть и старая.
Сроки хранения
Документы, скапливающиеся на фирме, можно отправить на хранение в специальные организации, заключив с ними соответствующий договор.
В случае самостоятельного ведения архива разрабатывается нормативно-правовой акт, описывающий подробные условия и порядок хранения всех видов рабочей документации. Для этого создается соответствующий отдел либо же каждая структурная единица отвечает за хранение своих бумаг: кадровые — в отделе кадров, в бухгалтерии — различные счета, договора и прочая бухгалтерская документация. Второй вариант используется в основном в коммерческих организациях и фирмах с небольшим штатом сотрудников.
Правила регулирования
Для рационализации хранения создается упорядоченный архив с определенным порядком приема, учета и обеспечения сохранности бумаг. Сроки для каждого вида устанавливаются в соответствии с законодательством.
Так, нормативно-правовые акты, регулирующие все «бумажные дела» включают в себя следующие постановления:
закон 125-ФЗ (о создании и работе архивов);- правила работы архивов от 06.02.2002 (о ведении документации);
- приказ Минкультуры № 558 (о типовых управленческих документах);
- приказ Минкультуры № 1182 (о сроках хранения);
- постановление ФКЦБ № 03−33/пс (о документах АО).
Отдельное подразделение для ведения архива оборудуется в случае большого объема документации. Все деловые бумаги предприятия делятся на следующие виды в зависимости от регламентируемого времени хранения:
- постоянные;
- временные (менее 10 лет) — эта разновидность, как правило, не сдается в архив, а хранится в каждом структурном подразделении отдельно;
- временные со сроком хранения более 10 лет;
- личные дела сотрудников организации.
К постоянным документам относятся бумаги, содержащие сведения о политике фирмы и основных направлениях ее деятельности, участии в культурной и научной деятельности. Кроме них, в этот список также входят документы, регулирующие права и обязанности всех сотрудников, клиентов и партнеров организации, правила взаимодействия и другие сведения, представляющие ценность для предприятия.
Особенности перечня
Все указания по поводу сроков и правил хранения определенного вида документации содержатся в таком законодательном акте, как Перечень. Он играет важнейшую роль в организации и оформлении дел. К тому же при проведении проверок к этому акту обращаются специальные экспертные комиссии.
Перечень является основным документом, регулирующим архивацию документации в различных по форме собственности организациях. Для кадровых документов перечень содержит 2 специальных раздела:
- «Трудовые отношения» — это седьмой раздел, фиксирующий организацию и нормирование трудовой деятельности работников, а также тарификацию оплаты в соответствии с предписанием. Здесь же содержатся бумаги по охране труда и данные о проведенных инструктажах.
- «Кадровое обеспечение» — восьмой раздел включает в себя документы, регулирующие зачисление на работу, перевод сотрудников и увольнение, а также сведения о повышении квалификационного уровня и наградах работников.
Хранение документации включает в себя не только обеспечение сохранности бумаг, но и электронных документов в течение указанного срока с 1 января года, следующего за окончанием делопроизводства по этому документу.
Временное хранение осуществляется всеми типами организаций независимо от их организационно-правовой формы, а постоянное только муниципальными, государственными и теми частными фирмами, что самостоятельно заключили соглашение с архивом. Тем не менее любая организация обязана хранить деловые бумаги как минимум 10 лет, а далее поступать в соответствии с законодательно регулируемым регламентом.
Основные кадровые бумаги имеют следующие сроки хранения:
| N по Перечню | Наименование | Срок хранения |
|---|---|---|
| 576 | Коллективные договоры | Постоянно |
| 586 | Графики учета рабочего времени | 5 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет) |
| 587 | Бумаги о соблюдении условий работы и дисциплины | 3 года |
| 602 | Положения об аттестации рабочих мест | 45 лет (в особых случаях — 75 лет) |
| 624 | Документы и инструктажи по технике безопасности | 5−10 лет |
| 687 | Бумаги по командировкам | 5, а для зарубежных — 10 лет |
| 653 | Сведения о работниках на госдолжностях, структурированные по полу, возрасту, стажу работы и образованию | Постоянно |
| 656 | Личные дела работников всех уровней | Постоянно |
| 657 | Трудовые договоры любого порядка | 75 лет |
| 658 | Личные дела и карточки работников как постоянных, так и временных | 75 лет |
| 664 | Оригиналы личных документов | До востребования или 75 лет |
| 693 | Графики отпусков сотрудников | 1 год |
| 696 | Протоколы собраний, заседаний, постановления специальных комиссий | 15 лет (75) |
Документы, которые не подлежат постоянному хранению, следует вовремя уничтожать по всем правилам.
Процедура списания бумаг
Порядок заполнения и хранения, а также уничтожения архивных документов регламентируется на законодательном уровне.
Чтобы законно уничтожить ставшую ненужной макулатуру, требуется оформление отчетной документации. Способов уничтожения документов и дел существует несколько и, как правило, неважно, какой будет использован в конкретном случае:
просто сжечь;- разорвать вручную;
- применить специальное оборудование для измельчения бумаги — шредер;
- вывезти на пункт приема макулатуры и сдать — в этом случае, правда, потребуется составить специальный акт о передаче документов с указанием места, времени, а также взять накладную.
В первых трех вариантах акт составляется произвольно, но в него обязательно вносят время, место уничтожения и данные лица, ответственного за выполнение задачи.
Уничтожением архивных документов с истекшим сроком хранения также занимаются специальные организации, однако их услуги стоят недешево, поэтому чаще всего это предоставляют руководителю отдела с несколькими работниками.
Комментарии