Правила уничтожения документов с истекшими сроками хранения

Уничтожение документов с истекшими сроками храненияОтдел кадров любой организации за весь период своей работы накапливает огромное количество документов. Периодически от них нужно избавляться. Существует особый порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения, поскольку хоть эти бумаги никем не востребованы, но все же это важная документация, пусть и старая.

Сроки хранения

Документы, скапливающиеся на фирме, можно отправить на хранение в специальные организации, заключив с ними соответствующий договор.

В случае самостоятельного ведения архива разрабатывается нормативно-правовой акт, описывающий подробные условия и порядок хранения всех видов рабочей документации. Для этого создается соответствующий отдел либо же каждая структурная единица отвечает за хранение своих бумаг: кадровые — в отделе кадров, в бухгалтерии — различные счета, договора и прочая бухгалтерская документация. Второй вариант используется в основном в коммерческих организациях и фирмах с небольшим штатом сотрудников.

Правила регулирования

Для рационализации хранения создается упорядоченный архив с определенным порядком приема, учета и обеспечения сохранности бумаг. Сроки для каждого вида устанавливаются в соответствии с законодательством.

Так, нормативно-правовые акты, регулирующие все «бумажные дела» включают в себя следующие постановления:

  • Как уничтожают документациюзакон 125-ФЗ (о создании и работе архивов);
  • правила работы архивов от 06.02.2002 (о ведении документации);
  • приказ Минкультуры № 558 (о типовых управленческих документах);
  • приказ Минкультуры № 1182 (о сроках хранения);
  • постановление ФКЦБ № 03−33/пс (о документах АО).

Отдельное подразделение для ведения архива оборудуется в случае большого объема документации. Все деловые бумаги предприятия делятся на следующие виды в зависимости от регламентируемого времени хранения:

  • постоянные;
  • временные (менее 10 лет) — эта разновидность, как правило, не сдается в архив, а хранится в каждом структурном подразделении отдельно;
  • временные со сроком хранения более 10 лет;
  • личные дела сотрудников организации.
Рекомендуем:  Порядок проведения генеральных и текущих уборок в ЛПУ

К постоянным документам относятся бумаги, содержащие сведения о политике фирмы и основных направлениях ее деятельности, участии в культурной и научной деятельности. Кроме них, в этот список также входят документы, регулирующие права и обязанности всех сотрудников, клиентов и партнеров организации, правила взаимодействия и другие сведения, представляющие ценность для предприятия.

Особенности перечня

Порядок уничтожения документовВсе указания по поводу сроков и правил хранения определенного вида документации содержатся в таком законодательном акте, как Перечень. Он играет важнейшую роль в организации и оформлении дел. К тому же при проведении проверок к этому акту обращаются специальные экспертные комиссии.

Перечень является основным документом, регулирующим архивацию документации в различных по форме собственности организациях. Для кадровых документов перечень содержит 2 специальных раздела:

  1. «Трудовые отношения» — это седьмой раздел, фиксирующий организацию и нормирование трудовой деятельности работников, а также тарификацию оплаты в соответствии с предписанием. Здесь же содержатся бумаги по охране труда и данные о проведенных инструктажах.
  2. «Кадровое обеспечение» — восьмой раздел включает в себя документы, регулирующие зачисление на работу, перевод сотрудников и увольнение, а также сведения о повышении квалификационного уровня и наградах работников.

Хранение документации включает в себя не только обеспечение сохранности бумаг, но и электронных документов в течение указанного срока с 1 января года, следующего за окончанием делопроизводства по этому документу.

Сроки хранения документов

Временное хранение осуществляется всеми типами организаций независимо от их организационно-правовой формы, а постоянное только муниципальными, государственными и теми частными фирмами, что самостоятельно заключили соглашение с архивом. Тем не менее любая организация обязана хранить деловые бумаги как минимум 10 лет, а далее поступать в соответствии с законодательно регулируемым регламентом.

Основные кадровые бумаги имеют следующие сроки хранения:

Рекомендуем:  Символы на упаковке как знаки переработки и утилизации материала
N по Перечню Наименование Срок хранения
576 Коллективные договоры Постоянно
586 Графики учета рабочего времени 5 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет)
587 Бумаги о соблюдении условий работы и дисциплины 3 года
602 Положения об аттестации рабочих мест 45 лет (в особых случаях — 75 лет)
624 Документы и инструктажи по технике безопасности 5−10 лет
687 Бумаги по командировкам 5, а для зарубежных — 10 лет
653 Сведения о работниках на госдолжностях, структурированные по полу, возрасту, стажу работы и образованию Постоянно
656 Личные дела работников всех уровней Постоянно
657 Трудовые договоры любого порядка 75 лет
658 Личные дела и карточки работников как постоянных, так и временных 75 лет
664 Оригиналы личных документов До востребования или 75 лет
693 Графики отпусков сотрудников 1 год
696 Протоколы собраний, заседаний, постановления специальных комиссий 15 лет (75)

Документы, которые не подлежат постоянному хранению, следует вовремя уничтожать по всем правилам.

Процедура списания бумаг

Порядок заполнения и хранения, а также уничтожения архивных документов регламентируется на законодательном уровне.

Чтобы законно уничтожить ставшую ненужной макулатуру, требуется оформление отчетной документации. Способов уничтожения документов и дел существует несколько и, как правило, неважно, какой будет использован в конкретном случае:

  • Как уничтожают документы с истекшим срокомпросто сжечь;
  • разорвать вручную;
  • применить специальное оборудование для измельчения бумаги — шредер;
  • вывезти на пункт приема макулатуры и сдать — в этом случае, правда, потребуется составить специальный акт о передаче документов с указанием места, времени, а также взять накладную.

В первых трех вариантах акт составляется произвольно, но в него обязательно вносят время, место уничтожения и данные лица, ответственного за выполнение задачи.

Уничтожением архивных документов с истекшим сроком хранения также занимаются специальные организации, однако их услуги стоят недешево, поэтому чаще всего это предоставляют руководителю отдела с несколькими работниками.

Рекомендуем:  Виды и порядок уборок в лечебном учреждении

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector